RESUMEN:

STATUM desarrolla un sistema tecnológico que busca preservar de manera digital documentos de guarda permanente, diseñado para garantizar su integridad, trazabilidad y acceso controlado a largo plazo.
 

INFORMACIÓN:

La solución, llamada Repositorio Digital Confiable, responde a una necesidad creciente dentro de organizaciones que son clientas de la empresa: cómo resguardar, de manera confiable y con soporte normativo, los archivos digitales que deben conservarse durante décadas o incluso de forma permanente.

La arquitectura del sistema propuesto por STATUM se basa en una división funcional clara. Por un lado, existe un módulo orientado exclusivamente a la preservación, pensado como una “caja cerrada” que impide modificaciones directas por parte de los usuarios. Esta área contiene documentos considerados preservables por su valor histórico, normativo o administrativo, y sobre los cuales no se permiten acciones como eliminación o alteración.

Por otro lado, el sistema cuenta con una sección que actúa como gestor documental, más flexible y accesible. Esta área permite al personal autorizado realizar búsquedas, clasificar archivos y ubicarlos dentro de una estructura de directorios definida por cada organismo según sus necesidades. A diferencia de la zona preservada, esta parte es de uso diario y está orientada a la organización activa de documentos en curso o con valor operativo. 

La activación del módulo de preservación parte de una política documental predefinida por cada organismo, basada en tablas de plazos precaucionales. Estas tablas identifican qué documentos deben conservarse, por cuánto tiempo y bajo qué condiciones. 

A partir de esa clasificación, archivos como expedientes, actas de directorio o resoluciones se transfieren al Repositorio Digital Confiable a través de un servicio expuesto por el sistema. Una vez ingresado, el documento deja de residir en su plataforma original y queda bajo resguardo en el entorno preservable. Algunos organismos, por ejemplo, determinan que ciertos documentos deben mantenerse de por vida. 

Estándares, formatos y normativa nacional

El sistema incluye un componente clave: la verificación automática del formato del archivo al momento de su ingreso. Desde STATUM señalan que un archivo en formato PDF estándar no se considera adecuado para la preservación digital; debe cumplir con una variante específica para ser considerado preservable. En esos casos, el sistema identifica la incompatibilidad y ejecuta una conversión automática al formato correspondiente, más apto para almacenamiento de largo plazo. 
 
Estas transformaciones automáticas se apoyan en tablas de formatos, configurables por cada organismo, que definen qué formatos son válidos y qué acciones deben ejecutarse cuando dejan de serlo. En la tabla se especifica cuándo un formato deja de estar vigente y cuál es el formato destino al que debe convertirse, de acuerdo con las necesidades de cada institución.

Estas tablas permiten también anticipar cambios tecnológicos. Ante la obsolescencia futura de un formato, el sistema podrá ejecutar conversiones por lote en función de esas reglas, asegurando que incluso dentro de décadas el contenido siga siendo accesible.

Además de los formatos, el sistema se apoya en PREMIS (acrónimo de Preservation Metadata: Implementation Strategies), un estándar internacional que actúa como el “ADN digital” de la preservación. Su función es registrar metadatos detallados (quién creó un archivo, qué le ocurrió, entre otros aspectos) para garantizar su autenticidad e integridad a largo plazo. La Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos es la entidad que mantiene este estándar global, considerado la mejor práctica para la conservación de la memoria digital.

¿Qué tipo de documentos se podrían preservar?

Los ejemplos de aplicación incluyen tanto documentación normativa como administrativa. Un caso frecuente es el de las actas de sesiones de directorio, que al finalizar el año se consolidan en un libro digital. Este tipo de archivo, contemplado en reglamentos administrativos, debe ser preservado de forma permanente, convirtiéndose en un registro oficial de las decisiones institucionales. 

También se contempla la conservación de procedimientos como evidencia documental del funcionamiento interno de los organismos. Por ejemplo, un organismo puede decidir guardar una muestra de un procedimiento para que en el futuro quede constancia de cómo se realizaba en un momento determinado.

Apoyo normativo

Esta iniciativa de STATUM se apoya en el Decreto 28/025, publicado el 29 de enero de 2025, que regula los aspectos técnicos, jurídicos y archivísticos del ciclo de vida de documentos digitales.

Entre otros aspectos, incluye obligaciones sobre trazabilidad, metadatos, digitalización y control de acceso. Además, promueve la creación de equipos interdisciplinarios para garantizar la seguridad, transparencia y preservación de la información digital.

Varios de estos criterios ya estaban definidos para el formato físico. En cuanto a la infraestructura, el sistema debe cumplir con requisitos adicionales en materia de respaldo, acceso y ciberseguridad. Siempre se implementa dentro de la red de cada organismo y con un control de acceso más limitado, para reforzar la protección. 

Varios organismos públicos ya se han mostrado interesados en adoptar esta tecnología. Aunque el sistema aún no se encuentra en producción, se encuentra en un estado avanzado, con instancias de trabajo ya realizadas junto a instituciones del Estado. Se ha identificado una necesidad común en materia de preservación, así como requerimientos específicos para cada organización.